Un calendario de obligaciones general te dice qué vence en el país. Un despacho necesita otra cosa: qué vence de cada cliente, cuántos días faltan y en qué estado está. Esta guía te enseña a armarlo en Google Sheets o Excel con tres pestañas y unas cuantas fórmulas.
Esta guía no da asesoría fiscal ni sustituye el calendario oficial. Qué obligaciones tiene cada cliente y sus fechas exactas las defines tú con la información vigente del SAT. La hoja solo organiza.
Las tres pestañas
- Reglas: cada tipo de obligación y cómo se calcula su fecha límite.
- Clientes: quién tiene qué obligaciones.
- Calendario: las filas cliente + obligación + periodo, con fecha, días restantes y estado.
Pestaña Reglas
| Obligación | Periodicidad | Día límite | Meses después del periodo | Nota |
|---|---|---|---|---|
| Pago provisional mensual | Mensual | 17 | 1 | Revisa días inhábiles |
| Declaración anual | Anual | (captura) | (captura) | Distinta para personas físicas y morales |
| Otra obligación del cliente | (la defines) | (la defines) | (la defines) |
Solo pon reglas que hayas verificado. Para las que no siguen un patrón fijo, deja la fecha como captura manual.
Pestaña Clientes
Una fila por cliente con columnas de casilla para cada obligación (Sí/No): así ves de golpe qué lleva cada uno. Agrega el ID del cliente, el responsable y el régimen.
Pestaña Calendario
| Columna | Contenido |
|---|---|
| A Cliente | ID |
| B Obligación | Lista desde Reglas |
| C Periodo | aaaa-mm |
| D Fecha límite | Fórmula o captura |
| E Días restantes | Fórmula |
| F Estado | Pendiente de información / En proceso / Presentada |
| G Fecha de presentación | Fecha |
| H Responsable | Lista |
Fecha límite desde la regla
En D2:
=SI.ERROR(FECHA(IZQUIERDA(C2;4);DERECHA(C2;2)+BUSCARV(B2;Reglas!A:D;4;FALSO);BUSCARV(B2;Reglas!A:D;3;FALSO));"Capturar")
Toma el periodo, le suma los meses de la regla y pone el día límite. Para periodo 2026-11 y la regla del día 17 con un mes después, da 17/12/2026.
Ajuste por fin de semana
Si la fecha cae en sábado o domingo, puedes recorrerla al siguiente día hábil con:
=DIA.LAB(D2-1;1;Festivos!A:A)
donde Festivos es una lista que tú capturas con los días inhábiles oficiales del año. No la llenes de memoria: cópiala de la fuente oficial.
Días restantes y alerta
En E2: =SI(F2="Presentada";"";D2-HOY())
Formato condicional en la fila: - E ≤ 3 y no presentada: rojo claro. - E entre 4 y 7: amarillo. - F = Presentada: gris. - E < 0 y no presentada: rojo con texto en negritas (vencida).
Generar las filas del mes rápido
En lugar de capturar una por una, cada inicio de mes puedes copiar las filas del mes anterior y cambiar el periodo. O, si prefieres automatizar, una fórmula que cruce clientes y obligaciones activas:
=ARRAYFORMULA(DIVIDIR(APLANAR(FILTER(Clientes!A2:A;Clientes!E2:E="Sí")&"|Pago provisional mensual|"&$B$1);"|"))
donde B1 es el periodo. Si te resulta complicada, el copiado mensual funciona igual de bien.
Vista del mes
Una pestaña Mes con una tabla de resumen por estado y por responsable:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Calendario!C:C;$B$1;Calendario!F:F;A4)
Y una lista de lo que vence en los próximos 7 días:
=FILTER(Calendario!A2:E;Calendario!E2:E<=7;Calendario!E2:E<>"";Calendario!F2:F<>"Presentada")
Ejemplo (datos ficticios)
Clientes y estados inventados para ilustrar.
| Cliente | Obligación | Periodo | Fecha límite | Días | Estado |
|---|---|---|---|---|---|
| C-001 | Pago provisional mensual | 2026-11 | 17/12/2026 | 5 | En proceso |
| C-002 | Pago provisional mensual | 2026-11 | 17/12/2026 | 5 | Pendiente de información |
| C-003 | Pago provisional mensual | 2026-11 | 17/12/2026 | — | Presentada |
Suponiendo que hoy es 12 de diciembre, C-002 sale en amarillo y depende del cliente: hay que pedirle sus documentos hoy.
Cómo usarlo cada semana
- Lunes: filtra lo que vence en 10 días.
- Manda recordatorio a quien esté en "Pendiente de información". Te damos ideas en control de clientes y declaraciones.
- Al presentar, cambia el estado y anota la fecha.
- A fin de mes, revisa si algo quedó sin presentar.
Esto es parte de la organización completa que explicamos en cómo organizar un despacho contable chico.
Preguntas frecuentes
¿La hoja calcula los días inhábiles sola? No. Tú capturas la lista de días inhábiles del año desde la fuente oficial y la fórmula la usa.
¿Sirve para obligaciones que no son fiscales? Sí: IMSS, renovaciones o cualquier fecha recurrente; solo agrega su regla.
¿Puedo compartirla con mis clientes? Mejor no. Es tu herramienta interna. A cada cliente mándale solo lo que le toca.
¿Funciona en Excel? Sí, salvo FILTER/APLANAR en versiones viejas. DIA.LAB existe en ambos.
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