Un despacho contable chico no suele fallar por no saber contabilidad. Falla por organización: el cliente que no mandó sus facturas, la declaración que se presentó tarde porque nadie la tenía en el radar, los honorarios de tres meses que nadie cobró. Esta guía te muestra cómo ordenar todo eso con hojas de cálculo, sin comprar un sistema grande.
Está pensada para contadores independientes y despachos de 1 a 5 personas. No es asesoría fiscal: las obligaciones y fechas de cada cliente las defines tú según su régimen y lo que publica el SAT.
Las cinco piezas de un despacho ordenado
| Pieza | Pregunta que contesta | Frecuencia |
|---|---|---|
| Cartera de clientes | ¿A quién atiendo y con qué régimen? | Al dar de alta |
| Calendario de obligaciones | ¿Qué vence este mes y de quién? | Mensual |
| Control de documentos | ¿Quién no ha mandado su información? | Semanal |
| Control de entregas | ¿Qué ya presenté y qué falta? | Diario/semanal |
| Cobranza de honorarios | ¿Quién me debe y desde cuándo? | Semanal |
Puedes tener todo en un solo archivo de Google Sheets con una pestaña por pieza. Lo importante es que todas usen el mismo ID de cliente.
1. Cartera de clientes
Una fila por cliente:
| Columna | Ejemplo |
|---|---|
| ID | C-001 |
| Nombre o razón social | Cliente A (ejemplo) |
| RFC | (texto) |
| Tipo | Persona física / Persona moral |
| Régimen | Lista con los regímenes que atiendes |
| Periodicidad | Mensual / Bimestral |
| Honorario mensual | Número |
| Responsable | Quién del despacho lo lleva |
| Canal | WhatsApp / correo |
| Estado | Activo / Pausado / Baja |
Evita guardar contraseñas o la e.firma en la hoja. Eso va en un lugar seguro, no en una hoja compartida.
2. Calendario de obligaciones
Aquí se cruza cada cliente con sus obligaciones del periodo. La forma más simple: una fila por cliente + obligación + periodo.
| Cliente | Obligación | Periodo | Fecha límite | Estado |
|---|---|---|---|---|
| C-001 | Pago provisional | 2026-11 | (la capturas) | Pendiente |
La fecha límite la capturas tú o la calculas con una tabla de reglas. Por ejemplo, para los pagos mensuales que vencen el día 17 del mes siguiente:
=FECHA(IZQUIERDA(C2;4);DERECHA(C2;2)+1;17)
(Si el 17 cae en día inhábil, la fecha se recorre; revísalo contra el calendario oficial.) Lo explicamos a detalle en calendario de obligaciones fiscales en Excel.
3. Control de documentos
Antes de declarar necesitas la información del cliente: facturas, estados de cuenta, nómina. Una columna "Documentos recibidos" (Sí/No/Parcial) y una fecha de solicitud te permiten ver de un vistazo a quién insistirle.
Fórmula de días esperando:
=SI(F2="Sí";"";HOY()-G2)
Con formato condicional: más de 5 días en amarillo, más de 10 en rojo.
4. Control de entregas
Al presentar, cambias el estado y guardas el número de operación o la fecha de presentación. Estados sugeridos:
- Pendiente de información
- En proceso
- Lista para revisar
- Presentada
- Pagada por el cliente (si aplica)
Con eso puedes armar un tablero por estado:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Obligaciones!C:C;$B$1;Obligaciones!E:E;"Pendiente de información")
donde B1 es el periodo que revisas. Lo vemos en control de clientes y declaraciones.
5. Cobranza de honorarios
Una fila por mes cobrado a cada cliente: monto, fecha de emisión de la factura, fecha de pago. La antigüedad del saldo te dice a quién llamar primero:
=SI(E2<>"";"Pagado";SI(HOY()-C2>60;"+60 días";SI(HOY()-C2>30;"31-60 días";"0-30 días")))
Lo desarrollamos en cobranza de honorarios para contadores.
Ejemplo de un mes (datos ficticios)
Despacho de ejemplo, inventado para ilustrar. No son datos reales.
| Valor del ejemplo | |
|---|---|
| Clientes activos | 25 |
| Obligaciones del mes | 48 |
| Pendientes de información al día 10 | 9 |
| Presentadas al día 15 | 31 |
| Honorarios por cobrar con +30 días | 4 clientes |
Con ese tablero, el lunes ya sabes a quién pedirle papeles y a quién cobrarle, sin revisar el WhatsApp cliente por cliente.
La revisión del lunes en el despacho
Igual que en cualquier negocio chico, una revisión fija por semana evita sorpresas. Quince minutos el lunes para:
- Ver qué vence en los próximos 10 días.
- Mandar recordatorios a quien no ha enviado documentos.
- Revisar entregas atoradas en "En proceso".
- Revisar honorarios vencidos.
Es la misma lógica de la revisión semanal del negocio chico, aplicada a un despacho.
Errores comunes
- Llevar cada cliente en un archivo distinto. No puedes ver el mes completo.
- No separar "pendiente de información" de "en proceso". Mezclas lo que depende del cliente con lo que depende de ti.
- Guardar datos sensibles en hojas compartidas. Contraseñas y e.firma, nunca.
- No registrar la fecha de solicitud de documentos. Sin fecha, no hay prueba de que pediste a tiempo.
Preguntas frecuentes
¿Excel o Google Sheets? Si trabajas con alguien más, Sheets facilita compartir y ver cambios. Si trabajas solo y offline, Excel funciona igual.
¿Esto reemplaza un sistema contable? No. Es para la organización del despacho; la contabilidad y la presentación siguen en tus herramientas habituales.
¿Cuántos clientes aguanta una hoja? Para un despacho chico, sin problema. Si llegas a cientos de clientes con mucho personal, conviene evaluar otra herramienta.
¿Dónde consulto las fechas oficiales? En los canales oficiales del SAT. La hoja solo te ayuda a llevar el control.
Plantillas para despachos
Estamos preparando un calendario de obligaciones gratis y una plantilla de control de clientes y declaraciones para despachos chicos. Mientras tanto, si llevas también tu propio negocio, Lunes del dueño te da la revisión semanal de caja y cobranza en una hoja.