Muchos contadores independientes trabajan todo el mes y cobran cuando "se acuerdan" o cuando el cliente se acuerda. Con 20 o 30 clientes, es fácil que dos o tres acumulen meses sin pagar sin que nadie lo note. Una hoja de cobranza te dice, cada lunes, quién debe, cuánto y desde cuándo.
Dos tablas: cargos y pagos
La forma más limpia es separar lo que cobras de lo que te pagan.
Pestaña Cargos (una fila por cliente por mes)
| Columna | Ejemplo |
|---|---|
| A Periodo | 2026-11 |
| B Cliente (ID) | C-001 |
| C Concepto | Honorario mensual / Declaración anual / Trámite |
| D Monto | Número |
| E Fecha de cargo | Fecha (cuando emites la factura o el recibo) |
| F Vence |
=E2+15 (o los días que acuerdes) |
Pestaña Pagos (una fila por pago recibido)
| Columna | Ejemplo |
|---|---|
| A Fecha | Fecha |
| B Cliente (ID) | C-001 |
| C Monto | Número |
| D Medio | Transferencia / Efectivo / Otro |
| E Referencia | Texto |
Separar te permite registrar pagos parciales o adelantados sin romper nada.
Saldo por cliente
En una pestaña Saldos, con la lista de clientes en A:
=SUMAR.SI(Cargos!B:B;A2;Cargos!D:D)-SUMAR.SI(Pagos!B:B;A2;Pagos!C:C)
Ordena de mayor a menor o usa QUERY para ver solo a quien debe:
=QUERY(Saldos!A2:C;"select A, B, C where C > 0 order by C desc";0)
Antigüedad de saldos
Saber que alguien debe $6,000 no basta: no es lo mismo un mes que tres. Para la antigüedad, lo práctico es asumir que los pagos cubren primero los cargos más viejos. Una forma simple en la pestaña Cargos:
- Columna G, acumulado de cargos del cliente hasta esa fila (ordenado por fecha):
=SUMAR.SI.CONJUNTO(D$2:D2;B$2:B2;B2) - Columna H, total pagado por el cliente:
=SUMAR.SI(Pagos!B:B;B2;Pagos!C:C) - Columna I, ¿este cargo sigue abierto?:
=SI(G2>H2;"Abierto";"Cubierto") - Columna J, días vencido si sigue abierto:
=SI(I2="Abierto";MAX(0;HOY()-F2);"")
Luego clasifica en J: 0–30, 31–60, más de 60 días:
=SI(J2="";"";SI(J2>60;"+60";SI(J2>30;"31-60";"0-30")))
Ejemplo (datos ficticios)
Clientes y montos inventados para ilustrar. No son honorarios de referencia.
| Cliente | Cargos (3 meses) | Pagado | Saldo | Cargo abierto más viejo |
|---|---|---|---|---|
| Cliente A (ejemplo) | 6,000 | 6,000 | 0 | — |
| Cliente B (ejemplo) | 6,000 | 2,000 | 4,000 | 45 días |
| Cliente C (ejemplo) | 4,500 | 0 | 4,500 | 75 días |
Prioridad del lunes en este ejemplo: Cliente C (más de 60 días), luego Cliente B.
Recordatorio que no suena a reclamo
Un mensaje claro y con el dato exacto funciona mejor que un "¿cómo vamos con lo pendiente?". En la pestaña Saldos puedes armar el enlace de WhatsApp:
=SI(C2<=0;"";HIPERVINCULO("https://wa.me/52"&D2&"?text="&ENCODEURL("Hola, le comparto el saldo de honorarios a la fecha: $"&TEXTO(C2;"#,##0")&". Si ya realizó el pago, ¿me comparte el comprobante para registrarlo? Gracias.");"Recordar"))
con el WhatsApp del cliente en D2. Ajusta el texto a tu estilo.
Reglas que ayudan (y que la hoja hace visibles)
- Fecha fija de cobro: por ejemplo, cargar el día 1 y vencer el 15.
- Pago antes de presentar: si usas esta regla, conecta la columna "Al corriente" con tu control de clientes y declaraciones.
- Revisión semanal: los lunes, 10 minutos para ver saldos y mandar recordatorios. Es la misma lógica de la revisión semanal del negocio.
Indicadores del mes
- Total por cobrar:
=SUMAR.SI(Saldos!C:C;">0") - Cobrado en el mes (con el mes en B1, formato aaaa-mm):
=SUMAPRODUCTO((TEXTO(Pagos!A2:A;"yyyy-mm")=B1)*Pagos!C2:C) - Clientes con más de 60 días:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Cargos!K:K;"+60")(si pusiste la clasificación en K)
Preguntas frecuentes
¿Y si un cliente paga por adelantado? Regístralo en Pagos. Su saldo queda negativo (a favor) y se consume con los siguientes cargos.
¿Esto sustituye mi facturación? No. Llevas el control de cobranza; las facturas las sigues emitiendo en tu sistema.
¿Qué hago con un cliente que nunca paga? La hoja te da el historial con fechas para tener esa conversación con datos. La decisión es tuya.
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Plantilla en preparación
Estamos preparando la plantilla Cobranza de honorarios con cargos, pagos, antigüedad y recordatorios listos. Mientras tanto, revisa cómo organizar tu despacho contable. Y si también quieres ver tu propia caja cada lunes, Lunes del dueño lo resuelve en una hoja.