Al final del día, en muchos consultorios el corte de caja es contar billetes y anotar el total en una libreta. El problema aparece después: una transferencia que nadie registró, un pago con tarjeta que no coincide, un paciente que "pagó la mitad" y nadie recuerda cuánto. Una hoja con un registro por cobro y un cuadro de corte resuelve casi todo eso.
Qué debe contestar un corte de caja
- ¿Cuánto se cobró hoy y por qué medio (efectivo, tarjeta, transferencia)?
- ¿El efectivo contado coincide con lo registrado?
- ¿Quién quedó debiendo y cuánto?
Si tu hoja contesta esas tres preguntas en cinco minutos, ya funciona.
Pestaña 1: Cobros (una fila por pago)
| Columna | Tipo | Notas |
|---|---|---|
| A Fecha | Fecha | |
| B Paciente | Texto | O un ID si prefieres no usar nombre |
| C Concepto | Lista | Consulta, Limpieza, Procedimiento, Abono |
| D Precio | Número | Lo que debía pagar |
| E Pagado | Número | Lo que pagó hoy |
| F Medio | Lista | Efectivo, Tarjeta, Transferencia |
| G Saldo | Fórmula | Lo que quedó debiendo |
| H Factura | Sí/No | Si pidió CFDI |
| I Quién cobró | Lista | Útil si hay asistente |
Fórmula de saldo en G2:
=ARRAYFORMULA(SI(D2:D="";"";D2:D-E2:E))
Si un paciente paga en dos partes, registra el segundo pago como otra fila con concepto "Abono" y precio 0, para que el saldo se vaya cerrando.
Plantilla gratis: Agenda de citas para consultorio
Registra cada cita con fecha, hora, paciente, teléfono, motivo, estado y si ya enviaste el recordatorio. Funciona en Google Sheets o Excel. Es gratis: te llega a tu correo el enlace para hacer tu propia copia.
Pestaña 2: Corte
Arriba, la fecha del corte en B1 (por defecto =HOY(), editable).
| Registrado | Contado / banco | Diferencia | |
|---|---|---|---|
| Efectivo | fórmula | lo capturas tú | fórmula |
| Tarjeta | fórmula | según el reporte de la terminal | fórmula |
| Transferencia | fórmula | según tu banca | fórmula |
| Total | suma | suma | suma |
Registrado (efectivo), en B4:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Cobros!E:E;Cobros!A:A;$B$1;Cobros!F:F;"Efectivo")
Cambia "Efectivo" por "Tarjeta" y "Transferencia" en las filas siguientes. Diferencia en D4: =C4-B4.
Formato condicional: si la diferencia es distinta de cero, rojo claro. Así nadie tiene que buscar el error, la hoja lo marca.
Fondo de caja
Si dejas un fondo fijo para cambio, réstalo del efectivo contado antes de comparar: =C4-B4-$B$2, con el fondo en B2.
Pestaña 3: Saldos pendientes
Lista de pacientes con saldo mayor a cero, sumando todos sus cobros y abonos:
=QUERY(Cobros!B2:G;"select B, sum(D)-sum(E) where B is not null group by B having sum(D)-sum(E) > 0 label B 'Paciente', sum(D)-sum(E) 'Saldo'";0)
Revísala cada lunes. Es la lista de a quién recordarle con amabilidad.
Ejemplo de un día (datos ficticios)
Ejemplo inventado, solo para ilustrar. No son cobros ni precios reales.
| Paciente | Concepto | Precio | Pagado | Medio | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|
| Paciente A (ejemplo) | Consulta | 500 | 500 | Efectivo | 0 |
| Paciente B (ejemplo) | Limpieza | 800 | 800 | Tarjeta | 0 |
| Paciente C (ejemplo) | Procedimiento | 3,000 | 1,500 | Transferencia | 1,500 |
| Paciente D (ejemplo) | Consulta | 500 | 500 | Efectivo | 0 |
Corte: efectivo registrado $1,000; si contaste $950, la hoja marca −$50 en rojo. Tarjeta $800, transferencia $1,500. Saldo pendiente: Paciente C (ejemplo), $1,500.
Las diferencias más comunes
- Transferencia sin registrar: el paciente mandó la captura por WhatsApp y nadie la capturó. Solución: capturar al momento, no al final del día.
- Comisión de terminal: el depósito llega con la comisión descontada. Compara contra el reporte de la terminal (ventas brutas), no contra el depósito.
- Cambio mal dado: por eso conviene el fondo fijo.
- Pago anticipado: si alguien paga hoy una cita de la próxima semana, regístralo hoy con concepto "Anticipo".
Del corte diario a la revisión del lunes
El corte diario evita errores; la revisión semanal te dice cómo va el negocio. Una vez por semana suma ingresos por medio de pago, revisa saldos pendientes y compáralos con tus gastos. Si quieres ver cómo llevar también los gastos (material, laboratorio, renta), lee ingresos y gastos de un consultorio dental. Y para entender la lógica de revisar una vez por semana, la guía de la revisión semanal.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que registrar cada pago? Sí, una fila por pago. Es lo que permite que el corte cuadre solo.
¿Esto sirve para la contabilidad? Te ordena la información que le das a tu contador (qué se cobró, por qué medio, quién pidió factura), pero no sustituye su trabajo ni tu facturación.
¿Y si tengo dos sedes? Agrega una columna Sede en Cobros y un filtro en el corte.
¿Mi asistente puede usarla? Sí. Comparte la hoja solo con quien cobra y protege las fórmulas.
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Si quieres la revisión semanal ya armada
Lunes del dueño te da en una hoja cuánto entró, cuánto salió, quién te debe y qué se está acabando, sin armar tablas. Y si todavía no tienes tus citas en orden, empieza con la agenda de citas gratis.