Cuando un paciente necesita varios tratamientos, la pregunta no es solo "¿cuánto cuesta?", sino "¿cuánto pago hoy y cuánto después?". Un presupuesto claro, por fases, ayuda a que el paciente entienda el plan, y una tabla de abonos evita el clásico "¿cuánto le debo, doctor?" sin que nadie sepa la respuesta.
Esta guía cubre el documento que le entregas al paciente antes de empezar y el control de pagos durante el tratamiento. (Los números internos del consultorio, como material y laboratorio, están en ingresos y gastos del consultorio dental.)
Qué lleva un buen presupuesto
- Datos del consultorio y del paciente (solo administrativos).
- Folio y fecha, con vigencia (por ejemplo, 30 días).
- Tratamientos agrupados por fases, con pieza dental si aplica.
- Precio por tratamiento, descuento si lo hay y total.
- Plan de pagos: anticipo y abonos.
- Notas: qué incluye y qué no, y que el plan puede cambiar si cambia el diagnóstico.
Columnas
Catálogo de tratamientos
| Columna | Tipo |
|---|---|
| Tratamiento | Texto |
| Precio de lista | Moneda (lo defines tú) |
| Sesiones estimadas | Número |
Detalle del presupuesto (una fila por tratamiento)
| Columna | Tipo |
|---|---|
| Folio | Texto (ej. PR-0001) |
| Fase | Lista: 1, 2, 3 |
| Pieza | Texto (opcional) |
| Tratamiento | Lista (del catálogo) |
| Precio | Fórmula (del catálogo, editable) |
| Descuento % | Número |
| Importe | Fórmula |
Abonos
| Columna | Tipo |
|---|---|
| Fecha | Fecha |
| Folio | Lista |
| Monto | Moneda |
| Método | Lista |
| Saldo después del pago | Fórmula |
Control de presupuestos (una fila por folio)
| Folio | Paciente | Fecha | Total | Estado (Enviado, Aceptado, Rechazado, Vencido) | Pagado | Saldo | % avance |
|---|
Plantilla gratis: Agenda de citas para consultorio
Registra cada cita con fecha, hora, paciente, teléfono, motivo, estado y si ya enviaste el recordatorio. Funciona en Google Sheets o Excel. Es gratis: te llega a tu correo el enlace para hacer tu propia copia.
Ejemplo (datos de ejemplo)
Datos y precios ficticios, solo para ilustrar. No son precios de referencia.
Presupuesto PR-0001 — Paciente A (ejemplo)
| Fase | Pieza | Tratamiento | Precio | Desc. | Importe |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | — | Limpieza | $800 | 0% | $800 |
| 1 | 36 | Resina | $1,200 | 0% | $1,200 |
| 2 | 46 | Endodoncia | $4,000 | 10% | $3,600 |
| 2 | 46 | Corona | $6,000 | 10% | $5,400 |
| Total | $11,000 |
Plan de pagos de ejemplo: anticipo $2,000 al iniciar la fase 1; $4,500 al iniciar la fase 2; $4,500 al colocar la corona.
Abonos registrados: $2,000 + $4,500 = $6,500 → saldo $4,500, avance 59%.
Cómo usarlo paso a paso
- Llena el catálogo con tus precios. Así todos los presupuestos salen con el mismo precio de lista.
- Crea el presupuesto: folio nuevo, tratamientos por fase, descuento si aplica.
- Imprime o guarda en PDF la pestaña de presupuesto con tu logo y entrégala. Marca el estado como "Enviado".
- Si el paciente acepta, cambia a "Aceptado" y registra el anticipo en Abonos.
- En cada pago, registra el abono con el folio. El saldo y el avance se actualizan solos.
- Cada mes, revisa cuántos presupuestos enviados se aceptaron y cuáles vencieron sin respuesta, para darles seguimiento.
Fórmulas (separador punto y coma)
-
Precio desde el catálogo:
=SI(D2="";"";BUSCARX(D2;Catalogo!A:A;Catalogo!B:B;0)) -
Importe:
=SI(E2="";"";E2*(1-F2)) -
Total del folio:
=SUMAR.SI(Detalle!A:A;A2;Detalle!G:G) -
Pagado:
=SUMAR.SI(Abonos!B:B;A2;Abonos!C:C) -
Saldo:
=D2-F2 -
% avance:
=SI.ERROR(F2/D2;0) -
Vencido (automático):
=SI(Y(E2="Enviado";HOY()>C2+30);"Vencido";E2)en una columna de estado calculado. -
% de aceptación del mes:
=SI.ERROR(CONTAR.SI.CONJUNTO(Control!E:E;"Aceptado";Control!C:C;">="&B1)/CONTAR.SI.CONJUNTO(Control!C:C;">="&B1);0)
Errores comunes
- Presupuesto sin vigencia. Meses después el paciente regresa con el precio viejo.
- Un solo total sin fases. El paciente ve una cifra grande y no entiende el plan.
- Abonos en una libreta aparte. El saldo nunca cuadra.
- Descuentos sin registrar. Después no sabes por qué cobraste menos.
- No dar seguimiento a los "Enviados". Son pacientes interesados que se enfriaron.
Siguientes pasos
- Registra cada abono también como cobro en tu control de ingresos y gastos.
- Agenda cada fase en tu agenda de citas y registra las visitas en tu control de pacientes.
- ¿Quieres revisar cada lunes cuánto entró, cuánto salió y quién te debe sin armar fórmulas? Conoce Lunes del dueño, nuestra plantilla de revisión semanal en Excel y Google Sheets (pago único de $199 MXN).
Descarga gratis la agenda de citas para consultorio (Google Sheets, lista para usar).
Preguntas frecuentes
¿Puedo darle el presupuesto al paciente por WhatsApp?
Sí: descarga la pestaña como PDF y envíala.
¿Qué pasa si el plan cambia a la mitad?
Crea una nueva versión del folio (PR-0001-B) y pasa los abonos ya hechos. No borres el original.
¿Sirve para ortodoncia con mensualidades?
Sí: pon el tratamiento completo y registra cada mensualidad como abono.
¿Esto es un contrato?
No. Es una cotización y un control de pagos. Si quieres un documento con validez legal, consúltalo con un abogado.
¿Lleva IVA?
Depende de tu situación fiscal y del servicio; pregúntale a tu contador antes de poner impuestos en el presupuesto.