Un consultorio puede tener la agenda llena y aun así ganar poco. Pasa cuando el material, el laboratorio y la renta se comen el margen de ciertos tratamientos y nadie lo nota porque el dinero entra y sale de la misma cuenta.
Esta guía es específica para consultorio: no solo registra entradas y salidas, sino que liga los gastos a cada tratamiento para que veas cuáles te dejan y cuáles no. (Si buscas un control de caja general para cualquier negocio chico, está en la guía de revisión semanal.)
Esta guía es para ordenar tus números. No es asesoría fiscal; para impuestos y facturación consulta a tu contador.
Tres tablas
1. Cobros
| Columna | Para qué | Tipo |
|---|---|---|
| Fecha | — | Fecha |
| Paciente (ID) | Ligar con tu control de pacientes | Texto |
| Tratamiento | — | Lista |
| Monto cobrado | — | Moneda |
| Método | Efectivo, transferencia, tarjeta, otro | Lista |
| Comisión terminal | Si cobras con tarjeta | Fórmula o captura |
| ¿Emitiste factura? | Sí/No (para tu contador) | Lista |
| Pendiente por cobrar | Si quedó saldo | Moneda |
2. Gastos
| Columna | Tipo |
|---|---|
| Fecha | Fecha |
| Proveedor | Texto |
| Categoría | Lista: Material, Laboratorio, Renta, Nómina, Servicios (luz, agua, internet), Equipo, Mantenimiento, Publicidad, Personal |
| Tratamiento ligado | Lista (opcional: solo material y laboratorio que corresponden a un caso) |
| Monto | Moneda |
| ¿Tiene factura? | Sí/No |
| Negocio o personal | Lista |
3. Costo por tratamiento
| Tratamiento | Precio de lista | Material estimado | Laboratorio | Margen directo |
|---|
El margen directo es precio menos material menos laboratorio. No incluye renta ni sueldos; esos van en el resumen del mes.
Ejemplo de un mes (datos de ejemplo)
Datos y precios ficticios, solo para ilustrar. No son precios de referencia del mercado.
Costo por tratamiento
| Tratamiento | Precio | Material | Laboratorio | Margen directo |
|---|---|---|---|---|
| Limpieza | $800 | $120 | $0 | $680 |
| Resina | $1,200 | $250 | $0 | $950 |
| Corona | $6,000 | $300 | $2,500 | $3,200 |
Mes de ejemplo: 20 limpiezas, 10 resinas, 2 coronas → ingresos $40,000; material y laboratorio $10,500; renta, servicios y asistente $15,000 (todo ficticio). Utilidad del mes: $14,500.
Lectura del ejemplo: las coronas son pocas pero dejan mucho por unidad; las limpiezas sostienen el volumen. Si el laboratorio sube su precio, la corona es la primera en resentirlo.
Plantilla gratis: Agenda de citas para consultorio
Registra cada cita con fecha, hora, paciente, teléfono, motivo, estado y si ya enviaste el recordatorio. Funciona en Google Sheets o Excel. Es gratis: te llega a tu correo el enlace para hacer tu propia copia.
Cómo usarla paso a paso
- Arma tu tabla de costo por tratamiento con tus precios y un estimado de material. Revísala cada vez que cambien precios de proveedor o laboratorio.
- Registra cada cobro el mismo día, con método de pago. Si quedó saldo, anótalo en "Pendiente".
- Registra cada gasto con su categoría. Si el gasto es de un caso (laboratorio de una corona), ligarlo al tratamiento.
- Separa lo personal. Si pagaste algo de la casa con la tarjeta del consultorio, regístralo como "Personal" para que no infle tus gastos.
- A fin de mes, revisa el resumen: ingresos, gastos por categoría, utilidad, pendiente por cobrar y gastos sin factura para entregarle a tu contador.
Fórmulas (separador punto y coma)
-
Ingresos del mes:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Cobros!D:D;Cobros!A:A;">="&B1;Cobros!A:A;"<"&FECHA.MES(B1;1))(B1 = primer día del mes) -
Gasto por categoría:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos!E:E;Gastos!C:C;A5;Gastos!G:G;"Negocio";Gastos!A:A;">="&$B$1;Gastos!A:A;"<"&FECHA.MES($B$1;1)) -
Margen directo:
=B2-C2-D2 -
Margen %:
=SI.ERROR(E2/B2;0) -
Pendiente por cobrar total:
=SUMA(Cobros!H:H) -
Gastos sin factura del mes:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos!E:E;Gastos!F:F;"No";Gastos!A:A;">="&$B$1;Gastos!A:A;"<"&FECHA.MES($B$1;1)) -
Comisión de terminal:
=SI(E2="Tarjeta";D2*$B$2;0)(B2 = tu tasa real; revisa tu estado de cuenta)
Errores comunes
- Mezclar gastos personales. La utilidad sale más baja de lo real, o peor, más alta.
- No ligar el laboratorio al caso. Ves el gasto, pero no qué tratamiento lo provocó.
- Precio de lista sin actualizar. El margen se ve bien en la hoja y mal en el banco.
- Ignorar la comisión de la terminal. En tratamientos caros es dinero que no llega.
- Contar como ingreso lo que aún no se cobra. El saldo pendiente va aparte.
Siguientes pasos
- ¿Cotizas tratamientos por fases? Lee presupuesto de tratamiento dental con abonos.
- ¿Quieres ligar cobros con el historial del paciente? Ve control de pacientes.
- ¿Quieres revisar cada lunes cuánto entró, cuánto salió y quién te debe sin armar fórmulas? Conoce Lunes del dueño, nuestra plantilla de revisión semanal en Excel y Google Sheets (pago único de $199 MXN).
Descarga gratis la agenda de citas para consultorio (Google Sheets, lista para usar).
Preguntas frecuentes
¿Sirve para médico general?
Sí; cambia las categorías (sin laboratorio dental, quizá con estudios o insumos).
¿Me calcula impuestos?
No. Te ordena ingresos, gastos y facturas para que tu contador trabaje con información completa.
¿Cómo registro un tratamiento que se paga en varias citas?
Cada pago es un cobro. Para llevar el plan completo y el saldo, usa un presupuesto con abonos.
¿Qué hago con un equipo caro (autoclave, sillón)?
Regístralo en "Equipo". Para ver su efecto mes a mes puedes repartirlo en varios meses; tu contador te dice cómo tratarlo fiscalmente.
¿Cada cuánto reviso los números?
Cobros y gastos a diario; resumen una vez al mes.