Muchos médicos y dentistas ponen el precio de la consulta "viendo lo que cobran los demás". Es un punto de partida, pero no te dice si con ese precio cubres tu renta, tu asistente y tu tiempo. Esta guía te enseña a sacar tu número mínimo con una hoja de cálculo de cuatro bloques. No es asesoría fiscal ni contable: es una forma ordenada de ver tus propios números.
Por qué copiar el precio de otros no basta
Dos consultorios en la misma colonia pueden tener costos muy distintos: uno paga renta y otro no, uno tiene asistente de tiempo completo y otro contesta él mismo el WhatsApp. Si copias el precio sin conocer tus costos, puedes estar trabajando lleno y aun así no ganar lo que crees.
El cálculo tiene tres piezas:
- Costos fijos del mes (lo que pagas aunque no llegue nadie).
- Consultas reales que puedes dar al mes (no las teóricas).
- Costo variable por consulta (lo que gastas cada vez que atiendes).
Paso 1: lista tus costos fijos del mes
En una pestaña llamada Costos, anota cada gasto fijo y su monto mensual. Si pagas algo cada año (como un seguro o una licencia), divídelo entre 12.
| Concepto | Monto mensual |
|---|---|
| Renta del consultorio | — |
| Sueldo de asistente | — |
| Luz, agua, internet, teléfono | — |
| Software o agenda en línea | — |
| Contador | — |
| Seguro / licencias (anual ÷ 12) | — |
| Tu sueldo como médico | — |
Ojo con la última fila: tu sueldo también es un costo. Si no lo pones, el precio solo cubre el local y tú trabajas gratis.
El total va en una celda con:
=SUMA(B2:B8)
Plantilla gratis: Agenda de citas para consultorio
Registra cada cita con fecha, hora, paciente, teléfono, motivo, estado y si ya enviaste el recordatorio. Funciona en Google Sheets o Excel. Es gratis: te llega a tu correo el enlace para hacer tu propia copia.
Paso 2: calcula tus consultas reales al mes
Aquí es donde casi todos se equivocan. No uses "8 horas × 22 días". Descuenta lo que de verdad pasa:
- Horas que tienes abiertas para consulta por semana.
- Duración promedio de una consulta (con el tiempo entre pacientes).
- Porcentaje de ocupación: qué parte de tus horarios se llena de verdad.
- Porcentaje de inasistencia: citas agendadas que no llegan.
Si ya usas una agenda, esos dos porcentajes los puedes sacar de ahí. En nuestra agenda de citas para consultorio la pestaña Resumen te da el % de inasistencias del mes.
Fórmula en Google Sheets (suponiendo horas por semana en B2, minutos por consulta en B3, ocupación en B4 y no-show en B5):
=REDONDEAR.MENOS((B2*60/B3)*4,33*B4*(1-B5);0)
El 4,33 es el promedio de semanas por mes. Si tu hoja está en inglés, la función es ROUNDDOWN y el decimal va con punto según tu configuración regional.
Paso 3: costo variable por consulta
Es lo que gastas cada vez que atiendes: guantes, cubrebocas, campos desechables, material de curación, comisión de la terminal si te pagan con tarjeta. Suma lo de una consulta típica.
Si cobras con terminal, la comisión depende del precio, así que va como porcentaje aparte.
Paso 4: tu precio mínimo
Con todo lo anterior:
Precio mínimo = (Costos fijos ÷ Consultas reales + Costo variable) ÷ (1 − % comisión de terminal)
En Sheets, con costos fijos en B10, consultas reales en B11, costo variable en B12 y comisión en B13:
=REDONDEAR.MAS((B10/B11+B12)/(1-B13);-1)
El -1 redondea hacia arriba a la decena (por ejemplo, 487 se vuelve 490).
Ejemplo con números ilustrativos
Ejemplo ficticio, solo para mostrar el cálculo. No son datos de ningún consultorio real ni precios recomendados.
| Dato | Valor del ejemplo |
|---|---|
| Costos fijos del mes (incluye sueldo del médico) | $60,000 |
| Horas de consulta por semana | 30 |
| Minutos por consulta | 30 |
| Ocupación | 60 % |
| Inasistencia | 10 % |
| Costo variable por consulta | $40 |
| Comisión de terminal | 3 % |
- Consultas posibles al mes: 30 × 60 ÷ 30 × 4,33 = 259,8.
- Consultas reales: 259,8 × 0,60 × 0,90 = 140 (redondeado hacia abajo).
- Costo fijo por consulta: 60,000 ÷ 140 = $428,57.
- Más costo variable: $468,57.
- Entre (1 − 0,03): $483,06 → redondeado $490.
Con estos números de ejemplo, cobrar $400 significaría perder dinero cada mes aunque la agenda se viera "llena". Ese es el valor del ejercicio.
Qué mover si el número sale muy alto
Si tu precio mínimo queda por encima de lo que tus pacientes pagan, tienes cuatro palancas, y la hoja te deja probarlas cambiando una celda:
- Subir ocupación: más difusión o mejores horarios.
- Bajar inasistencias: confirmar citas un día antes. Lo explicamos en recordatorios de citas por WhatsApp.
- Revisar costos fijos: ¿el software o el local están sobrados para tu volumen?
- Separar servicios: una limpieza o un procedimiento puede tener su propio precio. Para tratamientos largos, revisa el presupuesto de tratamiento dental por fases.
Haz una tabla de escenarios
Agrega una tabla pequeña que cruce ocupación (filas: 40 %, 50 %, 60 %, 70 %, 80 %) contra precio (columnas). En cada celda, calcula la utilidad del mes:
=($A15*$B$11/$B$4)*(B$14*(1-$B$13)-$B$12)-$B$10
Así ves de un vistazo con qué ocupación cada precio deja ganancia. Ajusta las referencias a tu hoja; la idea es que fila = ocupación y columna = precio.
Revisa el precio cada trimestre
Tus costos cambian: renta, sueldos, material. Pon un recordatorio cada tres meses para actualizar la pestaña Costos y ver si el precio mínimo se movió. Si llevas tus ingresos y gastos del consultorio en la misma hoja, los costos fijos salen solos del promedio de los últimos meses.
Guía principal: Control de pacientes en Excel o Google Sheets: quién viene, quién no regresa y a quién llamar
Preguntas frecuentes
¿Debo incluir mi sueldo en los costos fijos? Sí. Si no, el precio solo cubre el consultorio y no tu trabajo.
¿Y si cobro distinto a pacientes de aseguradora? Haz el cálculo por separado: el precio que paga la aseguradora contra tu costo por consulta. Te dirá si ese convenio te deja algo.
¿Esto sustituye a mi contador? No. Es un cálculo operativo para decidir precios. Los impuestos y la parte fiscal los revisa tu contador.
¿Funciona en Excel? Sí. Las mismas fórmulas existen en Excel; solo cambia el separador según tu configuración (coma o punto y coma).
Si no quieres armarla desde cero
Si lo que necesitas es ver cada semana cuánto entró, cuánto salió y quién te debe, Lunes del dueño ya trae esa revisión lista en una hoja. Y si apenas vas a ordenar tus citas, empieza con la agenda de citas gratis.