Llega fin de mes, tu contador te pide "las facturas de los gastos" y tú tienes una bolsa de tickets, unos PDF perdidos en el correo y la mitad de las compras sin comprobante. No es que no tengas control: es que nunca marcaste, en el momento, qué gasto tiene factura, cuál la pediste y cuál ya no la va a tener. En esta guía agregas tres columnas a tu hoja de gastos en Excel o Google Sheets y un resumen que te dice, en un vistazo, cuánto gastó tu negocio sin factura este mes.
Nota: todos los números de esta guía son un ejemplo ficticio de una miscelánea. Usa los de tu negocio. Las fórmulas usan punto y coma (;) como separador, que es lo normal en Sheets y Excel configurados en español de México. Esta guía te ayuda a ordenar la información; qué se deduce y qué no lo decide tu contador.
Por qué te conviene marcarlo el mismo día
CFDI es la factura electrónica (Comprobante Fiscal Digital por Internet). Cuando un gasto del negocio no tiene CFDI, por lo general tu contador no lo puede usar para bajar tus impuestos. Y casi siempre se pierde por lo mismo: pagaste, te fuiste y nunca la pediste, o la pediste y nunca te llegó.
Si lo marcas al capturar el gasto, el último día del mes ya sabes tres cosas: cuánto tienes facturado, qué facturas te falta reclamar y cuánto se te fue sin comprobante. Eso es lo que le sirve a tu contador, no la bolsa de tickets.
Paso 1. Tu hoja de gastos con las columnas mínimas
Si ya llevas tus gastos en una hoja, solo agrega lo que falte. Si no, crea una pestaña llamada Gastos con estas columnas:
| Columna | Qué va | Cómo se llena |
|---|---|---|
| A | Fecha | La escribes |
| B | Descripción | La escribes (corta: "Luz del local") |
| C | Categoría | Lista desplegable: Mercancía, Renta, Servicios, Insumos, Mantenimiento, Gasolina, Personal |
| D | Monto | Lo escribes, con IVA incluido, tal como lo pagaste |
| E | Forma de pago | Lista: Efectivo, Débito, Crédito, Transferencia |
| F | Negocio o personal | Lista: Negocio, Personal |
| G | ¿Tiene CFDI? | Lista: Sí, Pedida, No |
| H | Fecha en que la pediste | Solo si en G pusiste "Pedida" |
| I | Mes | Automático (fórmula del paso 2) |
No hace falta más. Una columna de "deducible sí o no" la puedes agregar si tu contador ya te dijo qué categorías cuenta, pero no la llenes adivinando.
Para las listas desplegables: selecciona la columna, ve a Datos y elige la validación de datos con una lista de elementos. Así nadie escribe "si", "Sí" y "sii" en la misma columna, y las fórmulas no fallan.
Paso 2. El mes, automático
En I2 pon esta fórmula y cópiala hacia abajo:
=SI(A2="";"";AÑO(A2)&"-"&TEXTO(MES(A2);"00"))
Te devuelve algo como 2026-10. Sirve para sumar por mes sin filtrar a mano y funciona igual en Excel y en Google Sheets.
Paso 3. Un mes de ejemplo
Así se ve octubre en una miscelánea (ejemplo ficticio):
| Fecha | Descripción | Categoría | Monto | Pago | Tipo | CFDI |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 02/10 | Proveedor de refrescos | Mercancía | $4,800 | Transferencia | Negocio | Sí |
| 03/10 | Gasolina del reparto | Gasolina | $600 | Efectivo | Negocio | No |
| 05/10 | Luz del local | Servicios | $1,350 | Transferencia | Negocio | Sí |
| 07/10 | Bolsas y desechables | Insumos | $380 | Efectivo | Negocio | No |
| 10/10 | Súper de la casa | Personal | $1,900 | Débito | Personal | No |
| 12/10 | Abarrotes al mayoreo | Mercancía | $2,600 | Efectivo | Negocio | Pedida |
| 15/10 | Renta del local | Renta | $7,000 | Transferencia | Negocio | Sí |
| 18/10 | Reparación del refrigerador | Mantenimiento | $1,500 | Efectivo | Negocio | No |
| 22/10 | Internet del local | Servicios | $499 | Débito | Negocio | Pedida |
| 27/10 | Colegiatura | Personal | $2,200 | Transferencia | Personal | No |
Fíjate en dos cosas. El súper y la colegiatura salieron de la misma cuenta, pero son personales: se registran para que la caja cuadre, pero no se mezclan con los gastos del negocio. Y "Pedida" no es lo mismo que "Sí": es una factura que todavía te deben.
Paso 4. El resumen del mes en una pestaña
Crea una pestaña llamada Resumen. En B1 escribe el mes que quieres revisar, como texto: 2026-10. Luego:
| Celda | Qué calcula | Fórmula | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| B3 | Gasto total del negocio | =SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos!D:D;Gastos!F:F;"Negocio";Gastos!I:I;B1) |
$18,729 |
| B4 | Con factura | =SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos!D:D;Gastos!F:F;"Negocio";Gastos!G:G;"Sí";Gastos!I:I;B1) |
$13,150 |
| B5 | Factura pedida, sin llegar | =SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos!D:D;Gastos!F:F;"Negocio";Gastos!G:G;"Pedida";Gastos!I:I;B1) |
$3,099 |
| B6 | Sin factura | =SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos!D:D;Gastos!F:F;"Negocio";Gastos!G:G;"No";Gastos!I:I;B1) |
$2,480 |
| B7 | % del gasto sin factura en mano | =SI(B3=0;0;(B5+B6)/B3) |
29.8% |
| B8 | Gasto personal del mes | =SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos!D:D;Gastos!F:F;"Personal";Gastos!I:I;B1) |
$4,100 |
Comprueba que cuadre: con factura más pedida más sin factura tiene que dar el total del negocio (13,150 + 3,099 + 2,480 = 18,729). Si no cuadra, alguna fila tiene la columna G vacía o mal escrita.
Ponle formato de porcentaje a B7. En el ejemplo, casi 3 de cada 10 pesos que gastó el negocio en octubre no tienen factura en mano. Ese número es el que vas a querer bajar mes con mes.
Paso 5. Dos alertas que te ahorran el pleito de fin de mes
Facturas que ya toca reclamar. En la pestaña Gastos, en J2 (y hacia abajo):
=SI(Y(G2="Pedida";H2<>"";HOY()-H2>7);"Reclamar";"")
Si pediste la factura hace más de una semana y no ha llegado, la fila dice "Reclamar". En el resumen cuéntalas con =CONTAR.SI(Gastos!J:J;"Reclamar"). Los 7 días son un ejemplo; pon el plazo que te funcione.
Pagos grandes en efectivo. La Ley del Impuesto sobre la Renta (artículo 27, fracción III) pide que los pagos de más de $2,000 se hagan con transferencia, tarjeta, cheque nominativo o monedero electrónico para poder deducirlos (texto del artículo en el portal del SAT). Para ver cuántos tuviste en el mes:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Gastos!E:E;"Efectivo";Gastos!D:D;">2000";Gastos!F:F;"Negocio";Gastos!I:I;B1)
En el ejemplo sale 1: los abarrotes de $2,600 pagados en efectivo. Aunque llegue la factura, pregúntale a tu contador si le sirve. La próxima vez, ese proveedor págalo con transferencia o tarjeta.
Gasolina en efectivo. Con la gasolina la misma fracción es más estricta: se tiene que pagar con esos medios aunque sea menos de $2,000. Para contarla:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Gastos!C:C;"Gasolina";Gastos!E:E;"Efectivo";Gastos!I:I;B1)
En el ejemplo también sale 1: los $600 del reparto. Cargar con tarjeta de débito resuelve este caso sin cambiar nada más.
Paso 6. Lo que le mandas al contador
El último día del mes (o el primer lunes del siguiente), filtra la pestaña Gastos por el mes y por "Negocio", y mándale:
- La lista de gastos del negocio con su columna de CFDI.
- Los cuatro números del resumen: total, con factura, pedida y sin factura.
- Las facturas en "Reclamar", para que sepa que todavía faltan.
Con eso tu contador ve en dos minutos qué tiene completo y qué no, en lugar de reconstruir tu mes con tickets. Si quieres ver cómo lo trabaja un despacho del otro lado, aquí explicamos cómo organiza un contador chico a sus clientes.
Cómo encaja con tu revisión del lunes
Este resumen es una parte de la revisión semanal del negocio: cada lunes ves cuánto entró, cuánto salió y, con esto, cuánto de lo que salió no tiene factura. Si además quieres saber cuánto necesitas vender para cubrir esos gastos, sigue con el punto de equilibrio del negocio chico. Y si tienes consultorio, el mismo orden aplica a tus ingresos y gastos por tratamiento.
¿Prefieres armar tu propia versión con IA? Usa la tabla del paso 1 como base y sigue esta guía para pedirle una plantilla a Gemini o ChatGPT.
Si no quieres armarla desde cero
Lunes del dueño ya trae todo esto hecho: en cada movimiento marcas si es del negocio o personal, si es deducible y si ya tienes CFDI, y el tablero de la semana te muestra solo el gasto sin factura junto con lo que entró, lo que salió, quién te debe y qué reponer. Funciona en Excel y en Google Sheets, en el celular y en la computadora. Pago único de $199 MXN.
Preguntas frecuentes
¿Esta hoja me dice qué gastos son deducibles?
No. Te dice qué gastos tienen factura y cuáles no, y te avisa de los pagos grandes en efectivo. Qué se deduce depende de tu régimen y de tu actividad, y eso lo decide tu contador.
¿Qué hago con los gastos que ya no van a tener factura?
Regístralos igual, con "No" en la columna de CFDI. Siguen siendo dinero que salió de tu negocio y tienen que estar para que tu caja cuadre. Lo que cambia es que tu contador sabe que no cuentan con comprobante.
¿Por qué separar los gastos personales si salen de la misma cuenta?
Porque si los mezclas, tu gasto del negocio se ve más alto de lo que es y tu contador no sabe qué es de qué. Registrarlos como "Personal" te deja ver cuánto retiras del negocio para la casa sin ensuciar los números.
¿Funciona igual en Excel y en Google Sheets?
Sí. Todas las fórmulas de esta guía existen con el mismo nombre en Excel y en Google Sheets en español. Si tu hoja usa coma como separador, cambia los punto y coma por comas.
¿Cada cuánto lo reviso?
Marca el CFDI el mismo día que capturas el gasto, revisa las facturas por reclamar cada lunes y manda el resumen al contador una vez al mes.