En un consultorio dental, quedarse sin un insumo a media semana significa reagendar pacientes o salir corriendo al depósito. Y lo contrario también cuesta: material que caduca en el cajón. No necesitas un sistema de inventarios completo; necesitas saber qué se está acabando y qué está por caducar. Esta hoja lo resuelve con tres pestañas.
Qué sí y qué no controlar
Controla lo que se acaba seguido o cuesta mucho: anestesia, resinas, guantes, cubrebocas, eyectores, material de impresión, desechables. No vale la pena contar una por una las cosas baratas que compras en caja. La regla práctica: si quedarte sin ello te obliga a cancelar una cita, va en la hoja.
Pestaña Catálogo
| Columna | Ejemplo |
|---|---|
| A Código | M-001 |
| B Material | Guantes de nitrilo talla M |
| C Unidad | Caja |
| D Proveedor | Proveedor 1 |
| E Mínimo | 3 |
| F Pedido sugerido | 6 |
| G Existencia | Fórmula |
| H Estado | Fórmula |
El mínimo es la cantidad con la que debes pedir para que llegue antes de acabarse. Lo defines tú según cuánto tarda tu proveedor y cuánto usas por semana.
Plantilla gratis: Agenda de citas para consultorio
Registra cada cita con fecha, hora, paciente, teléfono, motivo, estado y si ya enviaste el recordatorio. Funciona en Google Sheets o Excel. Es gratis: te llega a tu correo el enlace para hacer tu propia copia.
Pestaña Movimientos
Una fila por entrada o salida:
| Fecha | Código | Tipo | Cantidad | Lote / caducidad | Nota |
|---|---|---|---|---|---|
| 03/11 | M-001 | Entrada | 10 | — | Compra |
| 05/11 | M-001 | Salida | 2 | — | Uso semana |
Para no capturar cada guante, registra las salidas al abrir una caja o un empaque nuevo. Es suficiente para saber el ritmo de consumo.
Existencia en el Catálogo
En G2:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!D:D;Movimientos!B:B;A2;Movimientos!C:C;"Entrada")-SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!D:D;Movimientos!B:B;A2;Movimientos!C:C;"Salida")
Estado
En H2:
=SI(G2<=0;"Agotado";SI(G2<=E2;"Pedir";"OK"))
Formato condicional: Agotado en rojo, Pedir en amarillo.
La lista de qué pedir
En una pestaña Pedido, todo lo que esté en Pedir o Agotado, agrupado por proveedor:
=SORT(FILTER({Catálogo!D2:D\Catálogo!B2:B\Catálogo!F2:F};Catálogo!H2:H<>"OK";Catálogo!B2:B<>"");1;VERDADERO)
(En hojas con configuración México, las columnas dentro de llaves se separan con barra invertida \.) Así mandas un solo mensaje a cada proveedor con lo que necesitas.
Caducidades
Agrega una pestaña Lotes para lo que caduca (anestesia, resinas, materiales de impresión):
| Código | Lote | Caducidad | Cantidad abierta |
|---|---|---|---|
Días para caducar: =SI(C2="";"";C2-HOY())
Formato condicional: menos de 60 días en amarillo, menos de 15 en rojo. Usa primero lo que caduca antes.
Ejemplo (datos ficticios)
Materiales y cantidades inventados para ilustrar. No son consumos de referencia.
| Material | Mínimo | Existencia | Estado |
|---|---|---|---|
| Guantes M (caja) | 3 | 2 | Pedir |
| Cubrebocas (caja) | 2 | 5 | OK |
| Anestesia (caja) | 2 | 0 | Agotado |
| Eyectores (bolsa) | 2 | 4 | OK |
| Resina A2 (jeringa) | 2 | 2 | Pedir |
Pedido del lunes en este ejemplo: guantes, anestesia y resina.
Cuánto gastas en material por tratamiento
Si a cada salida le agregas el costo unitario (último precio de compra), puedes sumar el material del mes y compararlo con lo cobrado. Eso te acerca a saber cuánto te deja cada tratamiento, que explicamos en ingresos y gastos de un consultorio dental. También sirve para revisar tu precio con la guía de cuánto cobrar por consulta.
Costo del mes (con costo unitario en la columna G de Movimientos y el mes en B1):
=SUMAPRODUCTO((TEXTO(Movimientos!A2:A;"yyyy-mm")=B1)*(Movimientos!C2:C="Salida")*Movimientos!D2:D*Movimientos!G2:G)
La revisión del lunes
- Abre la pestaña Pedido y manda los mensajes a proveedores.
- Revisa Lotes: ¿algo caduca este mes?
- Registra las compras de la semana pasada como entradas.
Diez minutos. Es la misma idea de "¿qué se está acabando?" de la revisión semanal del negocio chico.
Errores comunes
- Capturar todo al centavo: te cansas y abandonas la hoja. Controla solo lo crítico.
- Mínimos inventados: ajústalos después de un mes con tu consumo real.
- No registrar compras: la existencia sale negativa. Si pasa, haz un conteo físico y registra un ajuste.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hago conteo físico? Una vez al mes es un buen inicio. Registra la diferencia como movimiento de "Ajuste".
¿Sirve para un consultorio médico general? Sí; cambia el catálogo por tus insumos.
¿Funciona en Excel? Sí. Solo cambia la forma de escribir las columnas dentro de llaves según tu configuración.
Guías relacionadas
- Agenda de citas para consultorio en Excel o Google Sheets
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Si quieres la revisión semanal ya armada
Lunes del dueño trae la pregunta "¿qué se está acabando?" junto con caja y cobranza en una sola hoja. Y si todavía no tienes tus citas en orden, la agenda de citas gratis es el primer paso.