Es día 8, la declaración vence el 17 y todavía tienes medio despacho sin mandar nada. Le escribes a cada cliente por WhatsApp, uno te manda el estado de cuenta pero no los tickets, otro te pregunta "¿qué te falta?" y tú tienes que abrir su carpeta para acordarte. Esta guía te da un checklist mensual por cliente en Excel o Google Sheets: una fila por cliente, una columna por documento, y una fórmula que arma sola la lista de lo que falta y el mensaje para pedirlo.
Nota: los clientes y documentos del ejemplo son ficticios. Las fórmulas usan punto y coma (;) como separador, como en Excel y Google Sheets configurados en español de México. Qué documentos necesitas de cada cliente lo decides tú según su régimen; esta guía es para ordenar la entrega, no para definir obligaciones fiscales.
Primero: deja de pedir lo que ya tiene el SAT
Las facturas que tu cliente emite y recibe ya están en el SAT. Las propias declaraciones mensuales vienen prellenadas con la información de los comprobantes emitidos y recibidos del periodo, según la ficha de la declaración en el portal del SAT. Pedirle al cliente "mándame tus facturas" casi siempre te regresa PDF repetidos y una conversación de más.
Lo que sí tienes que pedir es lo que el SAT no ve: movimientos del banco, gastos que no tienen factura, cambios en la nómina y lo que el cliente pagó por su cuenta. Ese es tu checklist.
Paso 1. Define tus documentos (máximo 6)
Un ejemplo de lista para un despacho chico con personas físicas y negocios pequeños. Ajústala a tus clientes, pero no pases de seis columnas: si una pieza la pides a uno de cada veinte, no merece columna, va en notas.
| Columna | Documento | Para qué te sirve |
|---|---|---|
| C | Estado de cuenta | Cuadrar ingresos y pagos del mes |
| D | Depósitos por aclarar | Que el cliente te diga qué fue cada depósito que no tiene factura (préstamo, venta, traspaso) |
| E | Gastos sin CFDI | La lista de lo que pagó sin factura o con factura pedida que no llegó |
| F | Nómina (cambios) | Altas, bajas, faltas o bonos del mes, solo si tiene trabajadores |
| G | Retenciones de plataformas | Constancias, solo si vende por plataformas digitales |
| H | Pago del mes anterior | Comprobante de que pagó la línea de captura que le mandaste |
Cada celda solo acepta tres valores con lista desplegable: Recibido, Falta o No aplica. "No aplica" es la clave: a un cliente sin trabajadores nunca le vas a pedir nómina, y no debe contar como pendiente.
Paso 2. La pestaña Checklist
Una fila por cliente y por mes, en un solo archivo (no un archivo por mes). Columnas:
-
A Periodo, como texto:
2026-10. - B Cliente, el mismo nombre o ID que usas en tu control de clientes y declaraciones.
- C a H, los seis documentos del paso 1.
- I a L, automáticas (pasos 3 y 4).
Truco para empezar el mes en un minuto: copia las filas del mes anterior, cambia el periodo y reemplaza "Recibido" por "Falta". Los "No aplica" se quedan como estaban, porque normalmente no cambian de un mes a otro.
Paso 3. Cuántos faltan y cuánto lleva
En I2, documentos que faltan:
=CONTAR.SI(C2:H2;"Falta")
En J2, avance del cliente (ponle formato de porcentaje):
=SI.ERROR(CONTAR.SI(C2:H2;"Recibido")/(COLUMNAS(C2:H2)-CONTAR.SI(C2:H2;"No aplica"));0)
La fórmula divide lo recibido entre lo que de verdad le toca a ese cliente. Un cliente con 3 documentos aplicables y 3 recibidos está al 100 %, aunque tenga tres columnas en "No aplica".
Agrega formato condicional a J: rojo si es menor a 50 %, amarillo si es menor a 100 % y verde si es 100 %.
Paso 4. Que la hoja escriba lo que falta (y el mensaje)
En K2, la lista de lo que falta, con los nombres de los encabezados:
En Excel 365:=UNIRCADENAS(", ";VERDADERO;SI(C2:H2="Falta";$C$1:$H$1;""))
En Google Sheets, la misma envuelta en ARRAYFORMULA:=ARRAYFORMULA(UNIRCADENAS(", ";VERDADERO;SI(C2:H2="Falta";$C$1:$H$1;"")))
Para que el texto se lea bien en el mensaje, escribe los encabezados de C1 a H1 como los diría tu cliente: "estado de cuenta", "depósitos por aclarar", etcétera.
En L2, el mensaje listo para copiar y pegar en WhatsApp o correo. Pon la fecha en que necesitas todo en la celda B2 de la pestaña Tablero (paso 5):
=SI(K2="";"";"Hola, para cerrar tu mes "&A2& " me falta: "&K2&". ¿Me lo mandas antes del "&TEXTO(Tablero!$B$2;"dd/mm")&"? Gracias.")
Así cada cliente recibe su lista, no un mensaje genérico de "mándame tus papeles". Si quieres convertirlo en un botón que abra WhatsApp con el mensaje escrito, la técnica del enlace está en la guía de control de clientes para contadores.
Paso 5. El tablero del mes
En una pestaña Tablero, escribe en B1 el periodo que revisas (2026-10) y en B2 la fecha en que necesitas todo completo. Esa fecha la decides tú, con margen antes del vencimiento: los pagos provisionales mensuales se presentan a más tardar el día 17 del mes siguiente (artículo 14 de la Ley del ISR; el SAT también lo indica para la declaración mensual de personas físicas, con días extra según el sexto dígito del RFC).
| Celda | Qué calcula | Fórmula |
|---|---|---|
| B4 | Documentos recibidos | =SUMAPRODUCTO((Checklist!$A$2:$A$500=$B$1)*(Checklist!$C$2:$H$500="Recibido")) |
| B5 | Documentos que faltan | =SUMAPRODUCTO((Checklist!$A$2:$A$500=$B$1)*(Checklist!$C$2:$H$500="Falta")) |
| B6 | Avance del despacho | =SI.ERROR(B4/(B4+B5);0) |
| B7 | Clientes completos | =CONTAR.SI.CONJUNTO(Checklist!A:A;$B$1;Checklist!I:I;0) |
| B8 | Clientes con pendientes | =CONTAR.SI.CONJUNTO(Checklist!A:A;$B$1;Checklist!I:I;">0") |
| B9 | Días para tu fecha | =B2-HOY() |
Y una fila por documento, para saber cuál es el que más se atora. En D4 la del estado de cuenta, y la arrastras a la derecha hasta I4:
=SUMAPRODUCTO((Checklist!$A$2:$A$500=$B$1)*(Checklist!C$2:C$500="Falta"))
Ejemplo: seis clientes, cierre de octubre
Clientes ficticios, solo para ilustrar.
| Cliente | Edo. cuenta | Depósitos | Gastos sin CFDI | Nómina | Retenciones | Pago anterior | Faltan | Avance |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cliente A | Recibido | Recibido | Recibido | No aplica | No aplica | Recibido | 0 | 100 % |
| Cliente B | Falta | Recibido | Recibido | No aplica | Recibido | Recibido | 1 | 80 % |
| Cliente C | Recibido | Falta | Falta | Recibido | No aplica | Recibido | 2 | 60 % |
| Cliente D | Falta | Falta | Falta | Falta | No aplica | Falta | 5 | 0 % |
| Cliente E | Recibido | No aplica | Recibido | No aplica | No aplica | Recibido | 0 | 100 % |
| Cliente F | Recibido | Recibido | Falta | Recibido | No aplica | Recibido | 1 | 80 % |
El tablero de octubre queda así:
- Documentos recibidos: 18. Documentos que faltan: 9. Avance del despacho: 18 / (18 + 9) = 66.7 %.
- Clientes completos: 2 (A y E). Clientes con pendientes: 4.
- Por documento: Gastos sin CFDI falta en 3 clientes; estado de cuenta en 2; depósitos por aclarar en 2; nómina en 1; pago anterior en 1; retenciones en 0. Suma: 9, cuadra con B5.
Y el mensaje de la columna L para Cliente C, con fecha límite propia del 10/11, sale solo:
"Hola, para cerrar tu mes 2026-10 me falta: depósitos por aclarar, gastos sin CFDI. ¿Me lo mandas antes del 10/11? Gracias."
La lectura: no tienes "un despacho atrasado", tienes un cliente (D) que no ha mandado nada y un documento (gastos sin CFDI) que se atora en la mitad de tus clientes. Al D le llamas hoy. Para lo otro, mándales a tus clientes la guía de gastos sin factura, que les enseña a marcar el CFDI al momento y a entregarte el mes ya ordenado.
Errores comunes
- Dejar celdas vacías. Una celda vacía no es "Falta" ni "No aplica", y el tablero no la cuenta. Usa siempre la lista desplegable.
- Pedirlo todo el día 15. Si tu fecha límite propia está pegada al vencimiento, cualquier retraso del cliente se vuelve tuyo.
- Guardar contraseñas o la e.firma en la hoja. Nunca. El checklist solo dice qué llegó, no guarda accesos.
- Una columna por cada cosa rara. Si un documento lo pide un solo cliente, va en una columna de notas, no en el checklist de todos.
Siguientes pasos
- Cuando el cliente ya está completo, su estado pasa de "Esperando documentos" a "En proceso" en tu control de clientes y declaraciones.
- Para fijar tus fechas internas con base en los vencimientos, usa el calendario de obligaciones fiscales en Excel.
- Si el cliente que no manda papeles tampoco paga, lleva su saldo en cobranza de honorarios para contadores.
- Para ver cómo encaja todo en un despacho chico, revisa cómo organizar un despacho contable en Excel o Sheets.
Para tus clientes que llegan con la bolsa de tickets
Muchos de los documentos que te faltan salen de clientes que no llevan ningún control. Lunes del dueño es una hoja para el negocio chico: en 20 minutos a la semana ven cuánto entró, cuánto salió, quién les debe y qué se está acabando. Un cliente que la usa te llega a fin de mes con sus gastos ya capturados. Pago único de $199 MXN.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no pedirle al cliente sus facturas?
Porque las facturas emitidas y recibidas ya están en el SAT y la declaración mensual viene prellenada con ellas. Lo que no está en el SAT es lo que necesitas que el cliente te explique o te mande: banco, gastos sin factura y cambios en su operación.
¿Qué hago con un cliente que siempre está en 0 %?
Como cada mes es una fila, puedes filtrar por cliente y ver su historial. Si cada mes llega tarde, tienes un dato concreto para hablar con él, o para revisar su honorario.
¿Funciona igual en Excel y en Google Sheets?
Sí. CONTAR.SI, CONTAR.SI.CONJUNTO, SUMAPRODUCTO, UNIRCADENAS, COLUMNAS, SI.ERROR y TEXTO existen con el mismo nombre en los dos, en español. La única diferencia es que en Google Sheets la fórmula de "Qué falta" necesita ARRAYFORMULA. Si tu hoja usa coma como separador, cambia los punto y coma por comas.
¿Cuántos clientes aguanta la hoja?
Las fórmulas del tablero miran hasta la fila 500, que son, por ejemplo, 40 clientes durante 12 meses. Si necesitas más, cambia el 500 por un número mayor en las fórmulas.
¿Esto sustituye mi sistema de contabilidad?
No. Es solo el control de qué te mandó cada cliente. La contabilidad la sigues haciendo donde ya la haces.